突然の手配にてんてこ舞い

とある小グループのお客様の手配。
明日マイクロバスでいらっしゃるのだが、1本の電話からなぜか流れが変わった。
部屋割りを頂いてみたらとある温泉旅館の組合の方々の慰安旅行だった。

その旨情報を流して終了･･･と思いきや。
1時間程うちのホテルの概要や取り組みについて話をして欲しい、と。
あれ？慰安旅行ではなかったの？！

オープン間もない頃、メディアに出る事が多かった事もあるし
うちのホテル、ゴミ処理やエネルギー資源の事など運営の上でちょっと変わった面がある。
それでそのあたりをざっくり説明して欲しい、と。
･･･ざっくりって。しかも前日に？！
会場も押さえなきゃいけないし人の割り振りや当日の動きも全部仕切りなおしである。
そのためにシフトの変更も依頼しなきゃ。
誰にプレゼンしてもらう？
別に私はデスクから1歩も動いていないけれどどれだけの部署に電話をかけただろうか。
手配やら依頼やらとにかくてんてこ舞い。
ゲストの要望は専門的な話ではない。取り組みを例の一つとして聞いてみたいだけだ。
それぞれの仕組みを作った専門家にお願いするまでもない。
仕方ないので私の元々いる現場セクションにお願いして対応してもらうことに。

突然の依頼や人のイレギュラーな動きが
チームの皆にどれだけの負担をかけるのかは自分が一番よく分かっている。
だからこそ、頼むのも心苦しいし申し訳ないと思う。
依頼のメールには恐縮です、お願いします、と平に平に。
でも一緒に苦労している仲間だからこそ依頼もしやすいし助けてもらえる。
普段こういう手配って予約時に入るものだし
時間をかけて打ち合わせをしたり人の割り振りをしたりするものなのに
前日に超特急で2時間で手配完了。ふぅ。
大変なのは当日の現場の動き。ゲストと直接対峙して動いてもらう人たち。
うまくいけばいいけれど、残念ながら私はそこには関われない。
その方の滞在がうまくいくように祈るのみ。

それにしても、同業の方、直前の変更や手配がどれだけ大変か、
きっと分かっていらっしゃるはずなのに！

蛇足だがこの会社で楽だと思うことはこういう急な変更や手配書が全部メールだということ。
勿論直接の依頼は電話なのだが、
作成した手配書をプリントアウトして更に各部署用に必要なだけコピーして･･･。
その手間って結構大変だったりする。
必要な部署に閲覧して必要であればプリントしてもらえるように
会社のメーリングリストに送信すればそれで済むなんて、本当に助かる。
紙も無駄にならないし。
変更の度にその手配書を書き直して必要な枚数をコピーして、を繰り返していたのを
ふと思い出して、便利になったものだ、としみじみ思った。